8 pontos fundamentais para quem vai abrir uma empresa

Quer ter um negócio próprio? Abrir uma empresa é uma decisão de grande responsabilidade, sendo necessários diversos processos, que necessitam de atenção, principalmente, nos detalhes mais técnicos. Alguns pontos de destaque são elaboração do contrato social, a escolha do tipo de tributação da empresa, a escolha do imóvel e obtenção de alvará.

Veja alguns pontos que o diretor executivo da Confirp Contabilidade, Richard Domingos, selecionou para ser levado em conta antes de abrir uma empresa:

Planejamento do negócio - O grande problema na maioria das empresas abertas é que isso ocorre impulsivamente, e em função disso não há um plano de negócio estabelecido, público alvo e estrutura necessária, assim, antes de qualquer coisa é necessário sentar e ver o que se pretende e como se objetiva atingir.

Muitas vezes após essa primeira análise se percebe a necessidade de uma capacitação e hoje se encontra um grande número de cursos de capacitação para empreendedores, muito desses gratuitos. Também é importante pesquisar como está o mercado em que pretende atuar, para ver em qual nicho de público se encaixará.

Cálculo de custos para começar a funcionar - É preciso que se tenha em mente que para colocar uma empresa para funcionar haverá custos que vão além dos que já se conhece no dia a dia de uma empresa com infraestrutura e pessoal. Dentre esses os principais são as taxas da junta comercial e da emissão do alvará, dentre outras que variam de acordo com a localidade e o ramo de atuação.

Para facilitar esse processo existem profissionais especializado em resolver a burocracia.

Elaboração do contrato social - Para toda empresa funcionar é imprescindível que se elabora um contrato social, é nesse documento que estão relacionados os pontos práticos do funcionamento da empresa. Pontos primordiais que devem englobar são informações como nome, endereço e atividade, capital social (valor ou bens investidos), qual a relação entre os sócios e como se dá a divisão dos lucros.

Importante frisar que quaisquer alterações contratuais, faz com que se tenha que refazer as inscrições federal, estadual e municipal e as licenças. As sociedades limitadas só podem alteradas se 75% do capital estiver de acordo. Geralmente o registro de um contrato social pode ser agilizado procurando o sindicato da categoria da empresa, sendo que o mesmo pode possuir um posto avançado da junta comercial. Com isso, todo esse processo pode ser finalizado em até 24 horas.

Opção pelo regime tributário que a empresa seguirá - Hoje são basicamente três os regimes de tributação existentes, Simples, Presumido ou Real. A opção pelo tipo de tributação que a empresa utilizará deve ser feita até o início do próximo ano, mas, as análises devem ser realizadas com antecedência para que se tenha certeza da opção, diminuindo as chances de erros.

Outro ponto é que cada caso deve ser analisado individualmente, evidenciando que não existe um modelo exato para a realização de um planejamento. Apesar de muitos pensarem que melhor tipo de tributação é o Simples, existem até mesmo casos que esse tipo de tributação não é o mais interessante, mesmo que a companhia se enquadre em todas as especificações.

Definição da estrutura física - Além de definir o local onde será o empreendimento é necessário também que se adquira toda uma estrutura para o funcionamento da empresa, e isso dependerá de cada ramo de atuação, podendo ir desde maquinário até material de escritório.

Sobre o local em que será é importante que se observe também se esse se adéqua ao público que pretende atingir e, principalmente, diretrizes estabelecidas pelo município referente ao local.

Obtenção de registros e licenças - hoje a burocracia é tanta para empresas que grande maioria não possuem todos os registros e licenças necessários para o funcionamento, no que se configura em um risco jurídicos para essas, dentre os registro necessários estão o habite-se do imóvel (autorização da prefeitura para que ele possa ser habitado) e as regras de ocupação de solo (cada cidade define regras específicas em leis de zoneamento), alvará de funcionamento, pagamento de taxas de funcionamento, dentre outras licenças necessárias dependendo da atividade da empresa.

Veja todos os documentos necessários e em quais órgão buscar:

• Junta Comercial: registros dos atos sociais (contrato social, atas de reuniões, deliberações etc.).
• Receita Federal: para obtenção de registro do CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica).
• Prefeitura: para obtenção do Alvará de Funcionamento e nota fiscal, caso a empresa seja contribuinte do ISS (Imposto Sobre Serviços).
• Secretaria Estadual da Fazenda: para obtenção de inscrição Estadual.

Contratação de uma contabilidade - Toda empresa necessita de uma contabilidade para funcionar. Essa que será responsável por estar gerando as informações imprescindíveis para a empresa esteja em dia com os órgãos públicos.

Também são responsáveis pelo cálculo de impostos e tributos que a empresa deverá pagar, bem como análise da situação contábil da empresa e geração de informações imprescindíveis para a gestão empresarial

Processo de contratação de profissionais - Sua empresa terá necessidade de funcionários? Se sim é necessário abrir processos seletivos para contratação, hoje esse ponto é um dos mais problemáticos para as empresas em função de um crescente apagão de mão de obra que passa o país. Após a contratação é necessário elaborar o contrato de trabalho, definir salários benefícios ver qual o melhor regime de trabalho e regularizar o mesmo junto ao INSS.

Extraído e adaptado do site Administradores: http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/8-pontos-fundamentais-para-quem-vai-abrir-uma-empresa/114388/

21 dúvidas de quem já tem uma empresa funcionando

Quem é empreendedor já sabe: sempre surgem novas dúvidas com relação aos mais variados aspectos de um negócio.

Pensando em ajudar os donos do próprio negócio a ser mais assertivos nos processos de tomada de decisão, listamos questões que surgem na cabeça de empreendedores que já têm empresas funcionando e mostramos que caminho seguir. Confira:

1. O que fazer e não fazer na hora de cortar custos?

Só corte custos se for para fazer uma economia significativa e, na medida do possível, evite provocar insatisfação ou desmotivação entre os seus colaboradores. Comunique os motivos de forma clara e transparente e procure não demitir pessoas das quais você poderá precisar em breve.

2. Como delegar responsabilidades?

Esse é um dos grandes desafios enfrentados pelos empreendedores. Chega um momento em que se percebe que a empresa cresceu a um ponto em que é impossível cuidar de tudo. Delegar implica confiança. Busque pessoas que tenham competências mais desenvolvidas do que as suas e que, acima de tudo, pensem no bem da empresa como se fossem você.

3. Quais os benefícios e riscos de delegar responsabilidades?

Os principais benefícios são trazer novas competências à empresa e dar a você mais tempo de lazer e para preparar pessoas para sua sucessão. Os riscos ocorrem quando o processo não é planejado e feito em regime de emergência.

Escolher pessoas inadequadas pode obrigar o empreendedor a arcar com as consequências da falta de competência ou de honestidade, além dos custos da substituição do profissional.

4. Um concorrente está ameaçando a minha sobrevivência. O que fazer?

Nunca se acomode diante da concorrência. Fique continuamente atento aos casos de sucesso, inclusive de empresas menores que ainda podem vir a ser concorrentes. Tenha sempre planos de crescimento e de reação, para não ser pego de surpresa. Empresas que agem primeiro costumam ser as vencedoras.

5. Que cuidados devo ter com fornecedores?

Evite depender de apenas um ou de poucos. Ao escolher um fornecedor, pesquise a saúde financeira da empresa e dos sócios, procure saber quais são as políticas de qualidade e de respeito aos trabalhadores, à legislação, ao meio ambiente e à responsabilidade social.

6. O que fazer quando os preços das matérias-primas aumentam?

Não fique dependente de um único fornecedor e procure opções que permitam negociar o aumento. Calcule quanto conseguirá repassar aos preços e busque formas criativas de fazê-lo. Caso não haja margem para reajustes, busque melhorar a produtividade ou identifique outros produtos que possam ter o preço aumentado como compensação.

7. Há consultorias ou instituições que ajudem empreendedores em início de carreira?

Sim. Procure as que tenham empreendedores entre os sócios e colaboradores e possam compartilhar experiências e casos de sucesso.

Essas consultorias muitas vezes aceitam cobrar um pouco menos no início para ter uma participação maior no sucesso futuro do negócio. Existem também instituições não-governamentais, como a Endeavor, que tem conteúdos para capacitação de empreendedores em diversos estágios.

8. Alguns de meus colaboradores querem ir embora. Como evitar?

A melhor forma de reter pessoas é propiciar crescimento pessoal. A isso estão associados aspectos como treinamento, plano de carreira, orgulho corporativo e confiança no futuro da empresa, entre outros. No entanto, se a decisão já estiver tomada, ajude o colaborador demissionário a fazer a transição, com maturidade e sem rancor.

9. Devo oferecer participação societária aos colaboradores?

Muitos empreendedores se empolgam e oferecem participação societária antes da hora. É necessário perceber no colaborador, além do senso ético, atributos que agreguem valor ao negócio de forma progressiva e consistente. Quando houver essa segurança, aí sim deve-se partilhar a sociedade.

10. Como estabelecer processos que aumentem a produtividade?

Observe os processos atuais e meça quanto se produz em determinados períodos de tempo. Analise quais etapas do processo podem ser otimizadas.

Ouça os colaboradores envolvidos na produção, anote ideias, pesquise centros de inovação e redesenhe os processos. Ponha em prática, volte a medir os resultados e compare.

11. Como definir a capacidade produtiva?

Capacidade produtiva é o máximo que se consegue produzir em um determinado período de tempo. Isso pode ser traduzido, por exemplo, em produtos finalizados em um dia.

A medida é importante, pois permitirá que a empresa se posicione em relação aos pedidos ou à necessidade de estoque, antecipando com a maior precisão possível a necessidade de mão de obra, matéria-prima e até de investimentos necessários para a compra de equipamentos

12. Recebi a visita de um fiscal que me pediu propina. Como devo agir?

Para evitar que isso aconteça, proceda sempre de acordo como as leis tributárias, trabalhistas, ambientais etc. Isso posto, nunca cogite dar propina. Lembre-se: não existe corrupto sem corruptor. Denuncie!

13. Alguns fornecedores prometem vender mais barato se não tiverem que dar nota. Que fazer?

Não caia nessa tentação. A venda sem nota, além de ilegal, não garante ao comprador nenhum direito de reclamação relacionada à qualidade do produto. Ao comprar sem nota, também não se sabe a procedência do produto. Não se arrisque.

14. Como fazer um bom controle de estoque?

Deve-se evitar basicamente que faltem produtos ou que sobrem em demasia. É importante fazer previsões de vendas realistas, considerando sazonalidade, tipos de produtos que mais saem, períodos mais propícios para compra dos insumos, capacidade produtiva e eficiência.

A partir dessas informações, o gestor será capaz de estabelecer o ponto ideal de estoque e com isso gerir as outras variáveis, como produção e compras.

15. Como cobrar qualidade dos colaboradores?

A primeira medida é estabelecer critérios. Com essa definição, é possível fazer avaliações de desempenho que gerem prêmios e bônus.

16. Preciso cortar custos. Como evitar demissões?

A primeira regra para evitar ser pego de surpresa por uma necessidade de corte de custos é planejar e gerenciar as finanças criteriosamente. Também considere que os custos de demissão e de eventuais recontratações e treinamentos podem ser muito maiores do que tentar manter pessoas-chave.

Se demitir for inevitável, comece pelos colaboradores com pior desempenho ao longo do tempo. Aproveite a ocasião para reavaliar a quantidade de pessoas necessárias para o trabalho diário.

17. Como evitar ações trabalhistas?

Siga rigorosamente a legislação relativa à sua atividade econômica. Não faça acordos que no futuro possam ser motivo de processos judiciais. Não deixe de cumprir os encargos gerados pela formalização da relação trabalhista com seus colaboradores e lembre-se: nunca deixe de registrá-los.

18. O que fazer para evitar ações trabalhistas em que e-mails podem ser usados como comprovação de horas trabalhadas?

Respeite os horários de descanso previstos em lei. Não faça solicitações nem suponha que o colaborador tem obrigação de ler e-mails nesses períodos. Isso será útil para que você também valorize e aproveite os momentos que devem ser dedicados a si mesmo e à sua família.

19. Contraí muitas dívidas. O que fazer?

Primeiramente, saiba separar a vida pessoal e a da empresa. O empreendedor deve saber apertar o próprio cinto se for necessário, abrindo mão de pró-labore e outros benefícios. Se você realmente acredita no negócio, considere fazer aportes, mesmo que isso signifique venda de ativos pessoais.

Se não tiver recursos para tal, pense na busca de um sócio ou na contratação de consultorias especializadas em reestruturação de dívidas, que podem ter os honorários vinculados aos bons resultados. Tente trocar dívidas de curto prazo por dívidas de prazo maior.

20. Como fazer para aumentar os meus preços?

Pesquise os preços da concorrência. Veja o que oferecem e o que cobram. Faça uma análise de seus custos e produtividade e veja se ainda consegue melhorar a rentabilidade.

Caso a única saída seja aumentar o preço, garanta que todo o seu pessoal adote o mesmo discurso sobre os motivos desse aumento e procure oferecer algumas vantagens ou opções ao cliente para minimizar o impacto.

Extraído do site PEGN: http://revistapegn.globo.com/Administracao-de-empresas/noticia/2016/10/21-duvidas-de-quem-ja-tem-uma-empresa-funcionando.html

A excelência no atendimento como vantagem competitiva

Uma pesquisa feita pela revista Pequenas Empresas Grandes Negócios revelou que 61% dos clientes afirmam que ser bem atendido é um fator mais relevante do que o preço.

De fato, isto se comprova em nosso cotidiano. Quantas vezes entramos numa loja dispostos a comprar e pelo mal atendimento decidimos por não comprar? E o contrário também ocorre, pois às vezes entramos apenas para olhar, mas graças a um atendimento encantador, decidimos levar algum produto ou serviço que foi tão bem exposto pelo atendente vendedor.

Parece simples, mas isto dá verdadeiramente um ótimo resultado e pude comprovar frente às câmeras. Fui convidado para participar de um programa de TV para analisar o atendimento de algumas lojas no centro de São Paulo. Me lembro de 2 cenas que foram ao ar sobre este tema. Estava ao lado do repórter quando ele perguntou a um ambulante sobre as vendas e ele, sentado na cadeira, disse que estava muito ruim, que os clientes tinham sumido. Quando ele disse isso, um cliente se aproximou e o repórter, então, sugeriu que o ambulante fosse lá atender, mas ele respondeu: “Atendo sentado daqui mesmo”. E, de forma passiva, com a mão segurando o rosto, indagou ao cliente: “Está precisando de alguma coisa?”. A resposta do cliente foi: “Não, só estou dando uma olhadinha”. E foi embora.

E veja que curioso, demos alguns passos e, na mesma calçada, há poucos metros deste primeiro, fomos surpreendidos pelo segundo ambulante que já nos recebeu em pé olhando nos olhos, com um largo sorriso no rosto dizendo: “Que bom que vocês vieram”. O repórter repetiu a pergunta feita anteriormente, sobre como estavam as vendas. O segundo ambulante respondeu: “Melhor impossível, as vendas estão ótimas, melhor ano da minha banca”.

Aí vem o mais espetacular. O repórter olhou para a banca do primeiro ambulante, comparou com a do segundo e perguntou: “Mas se o senhor está na mesma calçada, vende basicamente os mesmos produtos no mesmo preço que o seu vizinho, como pode estar indo tão bem e o rapaz da banca do lado estar tão desanimado?”. Ele respondeu: “Os clientes querem carinho, atenção. Recebo todas as pessoas com alegria e otimismo”. E emendou com chave de ouro: “Eu tenho como missão de vida, independentemente do cliente comprar algo ou não, deixá-lo ir embora melhor do que quando ele chegou até mim”.

Este caso foi mais um onde ficou claro que o atendimento foi o diferencial decisivo do segundo, um empreendedor de verdade, perante o primeiro. Isso evidencia claramente a importância de treinarmos continuamente a equipe e identificarmos qual colaborador atende com excelência e, a partir daí, não medir esforços para reter este profissional de alta performance.

Vale lembrar, ainda, que um colaborador que atende bem e outro funcionário que atende mal geram o mesmo custo contábil na folha de pagamento da empresa no final do mês. Desta forma, é fundamental identificar também quem não pratica um atendimento de qualidade e jogar abertamente com ele sobre a necessidade da melhoria, treinar e dar as oportunidades antes de dispensá-lo. Mas é preciso deixar claro que o mercado está cada vez mais competitivo e que não há espaço para amadores ou funcionários descontentes que destratam consumidores ou potenciais compradores.

Quer aumentar as vendas, conquistar novos consumidores e fidelizar seus clientes? Torne a excelência no atendimento uma grande vantagem competitiva da sua organização!

Matéria retirada do site Administradores: http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/a-excelencia-no-atendimento-como-vantagem-competitiva/114062/