Quando um dia de trabalho começa, a energia para tocar projetos e riscar da lista as tarefas da semana está em seu nível máximo.
Só que, conforme as horas e os dias da semana vão passando, a produtividade começa a cair. Há até aquelas noites em que se vai dormir com um sentimento de que as horas passaram e quase nada foi feito.
Não é fácil manter o pique e não deixar o ânimo arrefecer. Mas algumas táticas simples ajudam a vencer o cansaço e as distrações, aponta a empreendedora Elizabeth Grace Saunders, fundadora da consultoria
Real Life, especializada em recursos humanos.
1 – Ordene atividades
Faça uma lista de atividades diárias colocando as mais importantes no início do dia – e no começo da semana. Assim, tarefas menos urgentes podem ser adiadas para outro dia, se houver um imprevisto.
2 – Pare para refletir
Afastar-se do computador para pensar em como resolver um problema ou responder a um e-mail complexo não é procrastinar. Essa pausa para reflexão é bem produtiva, e pode ser acompanhada de um lanche ou pequena caminhada.
3 – Dê-se uma folga
Para manter a motivação e mudar de canal para uma tarefa diferente, dê-se um tempo de intervalo para responder a e-mails pessoais, fazer um lanchinho ou se alongar um pouco.
4 – Fatie grandes projetos
Ao começar um projeto que tomará horas do dia, rabisque um miniplano com todos os passos a serem cumpridos. E cumpra cada etapa no prazo estipulado, para não estourar o tempo que foi planejado para o projeto.
5 – Avalie seu tempo
Se um projeto começar a se estender mais do que o previsto, avalie se vale mais a pena terminá-lo ou seguir em frente com outra tarefa ou se é melhor deixá-lo bom o suficiente e retomá-lo quando der tempo.
6 – Abra espaço para pequenezas
Pequenas tarefas, como assinar cheques ou marcar compromissos, podem ser realizadas em “bolsos” de tempo entre as atividades programadas.
7 – Defina prazos
Se deixar uma mensagem de voz para alguém, anote na agenda um prazo para retomar o contato. Quando tiver uma tarefa, defina qual é o deadline para cumpri-la e quando é preciso começar. Documentar os próximos passos é essencial para ser produtivo.
8 – Crie urgência
Pense em tarefas extras que seria bom encaixar no dia ou na semana. Esse excedente é um fator motivador para testar seus limites e impede o hábito de se alongar em atividades por saber que não há nada para fazer depois.
9 – Meça a sociabilidade
Marque reuniões e conferências nos dias em que seu humor está bom para socializar e trocar ideias. Quando se está cansado de estar entre pessoas, é mais produtivo trabalhar sozinho.
10 – Chame o inspetor
Saunders conta que tem quatro funcionários que a motivam a ser produtiva porque sabem quais são as tarefas que ela tem de cumprir e o que ela está fazendo no momento. “Eu me comprometo a ser transparente com eles sobre o que realmente estou fazendo e eles me encorajam a terminar tudo”, afirma a empreendedora.
